社内規定を作成して経費の枠を広げよう

会社の場合、個人経営では認められなかった経費が認められるようになります。そのためには、会社の就業規則や社内ルールを整備し、しっかりした「社内規定」を作ることです。そうすることによって、業務に必要な経費の枠を広げることが出来ます。

日本の場合『申告納税制度』であるため自分の責任で税金を納めることになります。そのため、税法にのっっとった正しい申告をしていることを税務当局に納得してもらう必要があります。そこで、証拠や形式が重要視されることになります。

たとえば、仕事上必要な費用の中で、社内規定に則した支出なのかどうかによって、その支出の信憑性が疑われてしまう場合があります。疑念を持たれないようにするためには、形式が必要です。

また、領収書がないとお金を支出したことを立証することは困難になります。さらに、決算の時にまだ支払っていない費用を未払金として処理するためには、請求書がないと説明できません。

このように、証拠や形式をしっかり整えなければいけません。

日帰り宿泊を問わず、仕事上の出張はつきものです。たとえば、商談のため新幹線を利用して東京へ出向きホテルに泊まって帰って来ます。この場合かかった費用は往復の交通費とホテルの宿泊代です。この費用はもちろん個人経営でも会社でも経費にできます。

しかし、  法人化した場合この経費以外に『出張日当』を支給することができます。

従って、『旅費規定』をしっかり作成し、出張手当の金額をはっきりと明記して、会社としての経費扱いにできます。さらに、受け取った個人も所得税が非課税となります。個人事業の場合は出張日当を支払っても経費になりません。

会社としては経費になり、受け取る側も所得税が課税されない非課税の収入となり、大変重宝します。

社内のクライの差によって日当は高くなるものですが、常識を超えた高額な日当は税務調査で否認されますので要注意です。

新規に会社設立したり、法人成りしたら、慶弔規定をを整備しましょう。見舞い費、弔慰金、出産祝い、結婚祝いなどプライベートな支出も経費扱いにできます。

個人経営の場合、身内の冠婚葬祭費用はプライベートな支出として認められません。しかし、会社組織にすれば、プライベート的支出も問題なく経費扱いにできるのです。

社内規定を作成するときの注意点として、多くの会社でも規定されているように、勤続年数や役職ので金額に段階的な要素を盛り込むようにすることができます。インターネットなどで金額面での相場感を調べて作成するのがよいでしょう。